Esta guía explica, en lenguaje claro, qué hace cada parte de SICORA y cómo moverte por el sistema. Las palabras subrayadas son enlaces: tócalas para saltar al tema relacionado y navegar la guía como una telaraña, no como una lista.
Empezar aquí
Qué es SICORA
SICORA es un sistema (ERP) para empresas constructoras. Reúne en un solo lugar el trabajo operativo de tus obras: los proyectos, el presupuesto, las compras, la correspondencia, los informes de campo y el control de costo. En vez de tener la información repartida entre hojas de cálculo y chats, SICORA la conecta y te muestra qué está pasando en cada proyecto y cuánto está costando.
Todo en SICORA gira alrededor del proyecto (cada obra). A partir del proyecto se desprende su presupuesto, sus compras, su personal y su avance. Si entiendes esa idea, ya entiendes la lógica del sistema.
Multiempresa. SICORA está hecho para que varias empresas usen la plataforma sin verse entre sí. Cada empresa accede únicamente a su propia información. (Ver conceptos base.)
Iniciar sesión
Hoy ingresas a SICORA con tu cuenta de Microsoft de la empresa. Haces clic en iniciar sesión, eliges tu cuenta y entras directo a tu panel. No manejas una contraseña aparte: usas la misma credencial corporativa que ya tienes.
Próximamente se sumarán otras formas de entrar —cuenta de Google y usuario/contraseña propios de la plataforma— para empresas que no usen Microsoft. En camino
Una vez dentro, tu nombre y el botón Salir aparecen siempre arriba a la derecha. El menú de navegación queda a la izquierda en todo momento.
Cómo está organizado el menú
El menú de la izquierda agrupa todo en bloques, de lo más general a lo más operativo. Conocer estos bloques es la forma más rápida de orientarte:
Regla simple para no perderte: lo que configuras una vez vive en Fundación y Administración; lo que haces a diario vive en Compras y Módulos.
Conceptos base
Cuatro ideas que se repiten en toda la plataforma. Con estas claras, el resto se entiende solo.
Proyecto
Cada obra es un proyecto, con su propio código (por ejemplo GEC-025). El presupuesto, las compras, el personal y el avance siempre pertenecen a un proyecto.
Desglose e ítem
El desglose es el presupuesto de la obra partido en capítulos y, dentro de ellos, en ítems (o renglones). El ítem es la unidad mínima: contra él se mide el precio de venta, el costo y el avance. Es la columna vertebral de SICORA — el plan y lo realmente ejecutado se consolidan contra el mismo ítem.
Borrador, confirmado e inmutabilidad
Los documentos nacen como borrador (los puedes editar). Cuando los confirmas o firmas, quedan fijos: a partir de ahí no se editan. ¿Hubo un error? No se borra a escondidas — se corrige con una anulación con motivo (que queda registrada) o creando una versión nueva enlazada a la anterior. Esto vale en todo SICORA —requisiciones, órdenes, correspondencia— y es lo que hace que el historial sea confiable y auditable.
Aislamiento por empresa
Cada empresa ve solo lo suyo. Aunque varias compañías usen SICORA, ninguna puede ver la información de otra.
Fundación
Proyectos
Es la pantalla principal y tu punto de entrada. Aquí ves todas las obras de tu empresa y abres cualquiera de ellas para trabajar: revisar su desglose, sus compras, su correspondencia o su avance.
Ciclo de vida de una obra
Cada proyecto lleva un estado que refleja en qué etapa está: Contrato, Refrendo, Ejecución, Por liquidar y Liquidado. Así sabes de un vistazo qué obras están activas y cuáles ya en cierre.
por confirmar el flujo exacto de creación de un proyecto en tu versión.
El desglose es el presupuesto de la obra. En la cabecera ves los tres números que importan: el total de venta, el costo interno y la suma del peso físico (que debe cuadrar al 100%). Debajo, cada capítulo se despliega en sus ítems, con su precio, su costo, su porcentaje del total y su avance físico.
El desglose también guarda las fechas de plan: el plan del cliente y tu plan interno, lado a lado, para que ninguna fecha te tome por sorpresa.
Cabecera del desglose: venta, costo y peso físico, con plan cliente y plan interno.
El desglose es el lugar donde se encuentran el plan y la realidad: cada compra y cada costo terminan imputados a un ítem de este desglose, no solo al proyecto en general.
Los interesados son las personas que deben enterarse de lo que pasa en cada proyecto. Aquí defines, proyecto por proyecto, quién recibe qué notificación por correo. Los tipos disponibles son:
Solicitud de material — cuando se pide un material nuevo al catálogo de materiales.
Orden de pago — cuando se programa un pago (al emitir la OP), cuando se realiza (al cargar el comprobante) y si se anula.
Factura — cuando se carga la factura del proveedor.
Cada interesado se suscribe solo a lo que le compete, así la información llega sola a quien corresponde sin saturar a nadie.
Trabajadores
El registro del personal de obra. Es la base para atribuir la mano de obra a los proyectos y, más adelante, llevar ese costo de trabajo hasta el ítem del desglose. Cada trabajador puede tener un cargo.
Cargos
Los puestos o roles laborales que pueden tener los trabajadores (por ejemplo, maestro, ayudante, operador). Sirven para clasificar al personal de forma ordenada.
Unidades
El catálogo de unidades de medida que usa el sistema —unidad, metro, mililitro, libra, etc.—. Se aplican a los materiales y al desglose para que todo se exprese de forma consistente.
Usuarios y roles
Aquí administras quién usa SICORA en tu empresa y qué puede hacer cada persona. Los permisos se asignan por rol (por ejemplo, "Residente de proyecto", "Aprobador de requisiciones" o "Administradora de compras"), no permiso por permiso suelto: así es más fácil mantener el orden y saber, de un vistazo, qué puede hacer cada quien.
Además, el acceso puede ser por proyecto: a una persona se le pueden dar permisos solo en las obras que le tocan, no en todas.
Las acciones más delicadas —las que revierten dinero o estado, como anular una orden de pago— están reservadas a perfiles de administrador y no se reparten como un permiso común. Empezar restrictivo es deliberado.
Administración
Materiales
El catálogo maestro de recursos: materiales, equipos y herramientas, cada uno con su código (por ejemplo REC-00088), su tipo y su unidad. Es la lista de la que se eligen las cosas al hacer una requisición.
Solicitudes de alta
Cuando alguien en obra necesita un material que todavía no está en el catálogo, lo solicita. Esas solicitudes aparecen arriba en la pantalla de Materiales, y desde Administración se aprueban (creando el material) o se descartan. Así el catálogo crece de forma controlada y no se llena de duplicados.
Tip de navegación: usa el buscador por descripción o código, y marca "Incluir inactivos" si necesitas ver materiales dados de baja.
Auditoría
El registro de trazabilidad: quién hizo qué y cuándo. Es una pantalla de solo lectura que recorre la actividad de toda la empresa. Registra acciones como la emisión de una orden de pago, su anulación (con motivo y autor), los cambios de estado de la correspondencia y mucho más — siempre con quién y cuándo. Cuando necesitas reconstruir qué pasó con un documento, este es el lugar.
Compras
El ciclo de compras
El corazón de SICORA. Cada compra recorre una cadena de pasos, y el sistema la sigue de principio a fin. Toca cualquier paso para ir a su detalle:
Comprobante: se registra el respaldo de que el pago se hizo.
Factura: se cierra el ciclo con la factura del proveedor.
En cada paso, el costo se imputa al ítem del desglose correspondiente. Por eso al final puedes ver cuánto costó realmente cada partida de la obra, no solo un total ciego del proyecto. El control de cierre te muestra qué falta en cada paso, y el control de costo, cuánto llevas gastado contra el plan.
Requisiciones
La requisición es el inicio de la cadena de compras: el pedido de materiales que nace en obra. El residente la crea desde el módulo Requisiciones sobre un proyecto, eligiendo del catálogo de materiales los renglones que necesita. Cada renglón lleva su material, su unidad, la cantidad y —obligatorio— el ítem del desglose al que se imputará. La requisición también tiene una urgencia (Baja, Media, Alta o Crítica) que ordena la bandeja de aprobación.
Estados de una requisición
Pendiente→Aprobada/Rechazada→En compra→Cerrada
Un aprobador la revisa: la aprueba o la rechaza (el rechazo siempre pide un motivo). Cuando se le genera una orden de compra pasa a En compra, y al terminar su procura, a Cerrada.
Inmutable y corrección
Una vez enviada, la requisición no se edita. Si la rechazan, no la "arreglas" encima: creas una corrección, que nace como una requisición nueva enlazada a la rechazada — así queda el rastro completo de qué se pidió, qué se rechazó y con qué se reemplazó.
El residente puede capturarla sin señal en la obra; queda guardada y se envía sola cuando vuelve la conexión.
Requisiciones por comprar
Cuando una requisición se aprueba, aparece en Requisiciones por comprar (dentro del bloque Compras). Es una vista de solo lectura que junta las aprobadas y en compra de todos los proyectos, ordenadas de la más reciente a la más antigua. Puedes filtrar por proyecto, estado, urgencia, código o rango de fechas, y desde cada fila iniciar la compra con el botón Comprar →, que genera la orden de compra.
Estos son los eslabones que siguen a una requisición aprobada. Cada uno tiene su propio estado y sus reglas.
Orden de compra (OC)
Borrador→Firmada→Anulada
Nace de una requisición aprobada (una requisición puede originar varias OCs: distintos proveedores o compras parciales). En borrador es recalculable y no tiene código todavía ("Sin firmar"). Al firmarla, se congelan los totales, se le asigna su código (OC-…) y queda inmutable. "Marcar enviada" es una acción aparte que registra que ya se le envió al proveedor. El total se arma con el subtotal más el ITBMS menos el descuento (ambos montos, no porcentajes).
Orden de pago (OP)
Borrador→Emitida→Pagada·Anulada
Se crea sobre una OC firmada y se emite (ahí recibe su código OP-…). Una OC puede tener varias OPs (pagos en partes). El destino del pago es la cuenta del proveedor o un destino de pago.
Comprobante
Es el pago real de una OP emitida. Registras la fecha del pago, la referencia (número de cheque o transacción) y subes el comprobante escaneado. Registrarlo marca la OP como pagada; si lo quitas, la OP vuelve a quedar pendiente de pago. El monto del comprobante puede diferir un poco del de la OP (retención de ITBMS, redondeos): el sistema no lo fuerza a cuadrar exacto.
Factura
Es la del proveedor, sobre una OC firmada. Puede haber varias facturas por una misma OC, y cada número de factura es único por proveedor. Se sube su archivo y queda asociada a la compra.
Anulación de una orden de pago
Anular revierte una OP emitida que aún no tiene comprobante y libera ese monto al saldo de la compra (para volver a emitir el pago si hace falta). Es una acción delicada, por eso:
Solo un administrador (superadmin) puede hacerla.
Exige un motivo y queda auditada; no se puede deshacer.
Se avisa por correo a los interesados de que el pago programado se anuló.
Si la OP ya está pagada, primero hay que quitar el comprobante; luego se puede anular.
Adjuntos
El comprobante se adjunta a su orden de pago; la factura, a su orden de compra. En ambos casos se aceptan archivos PDF, JPG y PNG.
El tablero que te dice, de un vistazo, qué falta completar en cada paso de la procura. En vez de revisar compra por compra, ves los pendientes agrupados:
Órdenes de compra sinorden de pago (lo comprado que falta ordenar pagar).
Órdenes de compra sin órdenes de pago al 100% (pagos a medias).
Órdenes de pago sincomprobante (lo ordenado que falta pagar).
Compras pagadas sinfactura (lo pagado que falta facturar).
Control de cierre: lo que falta completar en cada paso de la procura.
Es la mejor pantalla para arrancar el día: te dice exactamente dónde poner la atención para que nada quede en el aire.
Control de costo Lo nuevo
Es la brújula de SICORA: junta el plan con lo que de verdad va costando cada obra y lo dibuja en el tiempo. Se alimenta solo de lo que ya capturas — el desglose (plan), las compras (material) y los informes de campo (mano de obra y avance) — y lo consolida por proyecto e ítem.
Los anillos por proyecto
En el inicio, cada obra activa muestra dos anillos: el físico (avance) —real contra plan cliente y plan interno— y el de presupuesto y caja —comprometido y pagado contra la meta (el costo planeado total)—. De un vistazo sabes cuánto llevas hecho y cuánto llevas gastado.
Anillos de una obra: avance físico y presupuesto vs. caja.
La curva S
Hay dos. La curva S física traza el avance (%) real contra el plan cliente y el plan interno en el tiempo. La curva S financiera traza los dólares acumulados:
Costo planeado — el presupuesto distribuido por las fechas de cada ítem.
Costo ejecutado — lo que realmente costó: nómina + materiales.
Valor ganado — el valor al cliente por el avance ejecutado.
Curva S financiera: lo planeado contra lo ejecutado, comprometido y pagado.
De dónde sale cada número. El comprometido viene de las OC firmadas; el pagado, de los comprobantes; la mano de obra y el avance, de los informes de campo confirmados. Por eso confirmar los informes a tiempo es lo que mantiene la brújula apuntando bien.
El catálogo de proveedores a los que tu empresa compra, con su RUC y sus datos. Tenerlos registrados agiliza la emisión de órdenes de compra y mantiene ordenado a quién le compras qué. Cada proveedor puede tener sus cuentas, que sirven de destino de pago.
Destinos de pago
Las cuentas o medios hacia donde se dirigen los pagos: pueden ser efectivo, tarjeta, la cuenta de un colaborador u otro. Al emitir una orden de pago eliges a dónde va el dinero: a la cuenta de un proveedor o a uno de estos destinos maestros. Se definen una vez y se reutilizan, para que la información de pago sea consistente y trazable.
Correspondencia
Correspondencia
El módulo de correspondencia lleva el registro formal de la comunicación de cada proyecto: los oficios y notas que tu empresa envía y los que recibe, con su estado, sus adjuntos y su historial de cambios. Cada nota pertenece a un proyecto y deja rastro en auditoría.
En el menú vive en su propio grupo Correspondencia, con dos accesos: Generar consecutivo (emitir una nota de salida con su número correlativo) y Vencimientos (la bandeja de lo que está por responder).
Salida y entrada
Una nota es de salida (la que tu empresa emite) o de entrada (la que recibe). La diferencia clave: la salida recibe un código consecutivo propio del sistema; la entrada guarda la referencia externa del remitente (no lleva código interno). En ambas registras asunto, fecha, remitente o destinatario y observaciones.
Hilos: responder y enlazar
Las notas se encadenan. Una entrada puede registrarse en respuesta a una salida (y viceversa), formando un hilo con la nota original y sus respuestas. Así sigues una conversación completa —lo que enviaste y lo que te contestaron— sin perder el contexto.
Estados y cambios de estado
Cada nota avanza por una secuencia según su dirección, y cada cambio queda registrado (quién, cuándo y, si aplica, por qué):
Salida
Generada→Enviada→Con acuse→Respondida→Cerrada
Entrada
Recibida→En trámite→Respondida→Cerrada
No se pueden saltar pasos ni cruzar de una dirección a otra. El sistema solo te ofrece las transiciones válidas desde el estado actual.
Anulación y archivado
Fuera del flujo normal hay dos salidas de excepción, y ambas piden un motivo:
Una salida se puede anular desde cualquier estado no terminal (por ejemplo, si el oficio se emitió por error).
Una entrada se puede archivar desde cualquier estado no terminal (cuando no requiere más trámite).
Cerrada, Anulada y Archivada son estados terminales: la nota queda fija y no admite más cambios, en línea con la inmutabilidad del resto del sistema.
Adjuntos
A cada nota le subes archivos —el escaneo del oficio, la foto del acuse, etc.—. Se aceptan PDF, JPG y PNG, y el sistema verifica que el archivo sea realmente del tipo declarado. Los adjuntos se suben, se listan, se descargan y se pueden quitar mientras la nota lo permita.
Vencimientos
Una nota puede tener una fecha de "responder antes de". SICORA calcula los días que faltan y resalta lo que está por vencer, para que ninguna respuesta se pase de fecha. Las notas ya respondidas, cerradas, anuladas o archivadas dejan de "vencer".
Importar historial
Si ya llevabas la correspondencia en otro lado, puedes importar el historial para arrancar con tus notas anteriores cargadas, en vez de empezar de cero.
Quién puede qué. Ver, registrar y gestionar correspondencia (estados, adjuntos e importación) son permisos separados que se asignan por rol.
El registro de lo que pasa día a día en la obra. El residente lo captura en sitio —incluso sin señal: queda guardado y se sincroniza solo cuando vuelve la conexión—. Nace como borrador y, al confirmarlo, queda fijo; el sistema genera su PDF y puede enviarlo por correo a los interesados suscritos al informe diario. Aporta la mano de obra (nómina) y el avance ejecutado que el control de costo usa para la brújula — por eso confirmarlos a tiempo mantiene los números al día.
Almacén Próximamente
El manejo de almacén (incluido el multialmacén) está en camino. Permitirá controlar existencias y movimientos de material entre bodegas, conectando con las requisiciones y el catálogo de materiales. Aparecerá en el bloque de Módulos cuando esté disponible.
Referencia
Glosario
Los términos que más vas a escuchar usando SICORA. Toca cualquiera para ir a su tema completo.
